Datenschutzhinweise

Videokonferenzen

Die PANOMARA GmbH richtet für Besprechungen Web-Konferenzen aus, bei denen die Sprache per Mikrofon und ggf. auch Bilder der Teilnehmenden Personen per Webcam übertragen werden.

Die PANOMARA GmbH setzt dabei die Videokonferenzsoftware „Microsoft Teams“. Mit diesem Dienstleister hat die PANOMARA GmbH eine Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO vereinbart.

a) Verarbeitung von Daten im Rahmen von Videokonferenzen

Folgende personenbezogene Daten können grundsätzlich Gegenstand der Verarbeitung zur Durchführung einer Videokonferenz sein:

Angaben zum Benutzer selbst:

• Anzeigename („Display name“),
• Onlinestatus (optional),
• Statusmeldungen,
• Profilbild (optional),
• ggf. E-Mail-Adresse,
• bevorzugte Sprache

Meeting-Metadaten:

• Datum,
• Uhrzeit,
• Dauer,
• Meeting-ID,
• ggf. Telefonnummer
• Ort

Text-, Audio-, Video sowie weitere Multimediadaten:

Für die Anzeige von Videosignalen sowie die Wiedergabe von Audiosignalen sowie Multimediadateien, werden während der Dauer des Meetings, entsprechende Daten Ihres Endgeräts verarbeitet.

Eine Datenübertragung von Kamera und Mikrofon können zu jederzeit und von jedem Nutzer selbstständig an- und abgeschaltet werden. Die Bildschirme-/Inhalte-Teilen-Funktion muss aktiv vom Nutzer betätigt werden und kann auch jederzeit wieder beendet werden.

In einer Videokonferenz haben Sie zudem die Möglichkeit parallel, die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, und in den Videokonferenzen angezeigt.

b) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Werden personenbezogene Daten von Beschäftigten der PANOMARA GmbH verarbeitet, dann bildet § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zur Begründung, Durchführung (betriebliche Organisation) eines Beschäftigungsverhältnisses.

Für sonstige Videokonferenzen und wenn gegenüber Personen keine (arbeits-)vertraglichen Beziehungen bestehen, dann erfolgt die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

In beiden Situationen besteht ein berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von „Videokonferenzen“ gegenüber Dritten. Das Datenschutzniveau wird gemessen an den voraussichtlichen Inhalten, die in der Regel abseits der Namen der an der Videokonferenz teilnehmenden Personen keine personenbezogenen Daten beinhalten, als ausreichend angesehen.

c) Speicherung der Daten

Eine Aufzeichnung von „Videokonferenzen“ findet nicht statt. Sollte eine Aufzeichnung geplant werden, wird die Zustimmung aller teilnehmenden Personen eingeholt.

Die Inhalte der Chats werden bei der Nutzung von Microsoft Teams durch Microsoft protokolliert. In Chats freigegebene Dateien der Nutzer werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des jeweiligen Teams gespeichert.

d) Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten, welche im Zusammenhang mit der Teilnahme Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich ausschließlich an unsere Auftragsverarbeiter weitergegeben.

Eine Weitergabe an Dritte findet abgesehen davon nur statt, sofern die PANOMARA GmbH gesetzlich dazu verpflichtet ist (z.B. durch richterlichen Beschluss), oder die Betroffenen ausdrücklich in die Weitergabe ihrer Daten eingewilligt haben.

e) Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Im Rahmen unserer Möglichkeiten hat die PANOMARA GmbH den Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt. Daher erfolgt die Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU).

Hinweis zur Nutzung von "Microsoft Teams":

Beim Aufruf der Internetseite (nachfolgende Links) von „Microsoft Teams“, ist „Microsoft“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf dieser Webseite (https://teams.microsoft.com/) ist lediglich für den Download der notwendigen Software erforderlich, wenn eine Nutzung nicht direkt und ohne einen Download über einen Internetbrowser erfolgen soll/kann.

 „Microsoft Teams“ ist eine Dienstleistung der Microsoft Corporation:

Microsoft Corporation

One Microsoft Way

Redmond, WA 98052-6399

USA

(https://teams.microsoft.com/)

a)   Notwendige Einwilligung in die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen gegenüber „Microsoft“ und „Microsoft Teams“

Die Verwendung von MS-Teams unterliegt generell den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“, worauf die PANOMARA GmbH selbst keinen Einfluss hat. Zur Nutzung von MS-Teams müssen sie zwingend die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“ akzeptieren, anderenfalls können Sie MS-Teams nicht nutzen.

Datenschutzbestimmungen: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-teams/download-app sowie https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Nutzungsbestimmungen: https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/

Die Microsoft Corporation als Anbieter von MS-Teams erhält Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit MS-Teams vorgesehen ist. Über die mit MS-Teams abgeschlossene Auftragsverarbeitung, auf der Basis von EU-Standardvertragsklauseln, verpflichten wir Microsoft zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des geltenden Datenschutzrechts. Eine aktuell gültige Fassung kann unter folgendem Link eingesehen werden: https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=18030.

b)    Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir haben unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt, daher erfolgt eine Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU). Eine Speicherung auf Servern bzw. ein Zugriff von außerhalb der Europäischen Union beim Auftragsverarbeiter Microsoft können wir aber technisch nicht gänzlich ausschließen.

Ein sicheren Datenschutzniveau wird durch den Abschluss einer ergänzten EU-Standarddatenschutzklauseln und technisch-organisatorischer Maßnahmen gewährleistet. Im Hinblick auf personenbezogene Daten, die durch Microsoft in den USA und Europa gespeichert werden und möglicher behördlichen Auskunftsersuchen in den USA unterliegen können, garantiert Microsoft in einer Stellungnahme vom 20. Juli 2020, dass solche Verfügungen vor Gericht angefochten werden, mit denen der Zugang zu personenbezogenen Daten möglich wäre. (Siehe https://news.microsoft.com/de-de/stellungnahme-zum-urteil-des-eugh-was-wir-unseren-kunden-zum-grenzueberschreitenden-datentransfer-bestaetigen-koennen/).

Weitere Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation und bei MS-Teams

Bitte beachten Sie den Datenschutzhinweis von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement  dort unter dem Abschnitt „Onlinedienste für Unternehmen“ sowie: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/customer-data-definitions in Verbindung mit dem Microsoft DPA, abrufbar unter: https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=18030

Nutzerdaten

Unsere Webseite erfasst mit jedem Aufruf auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen, welche in Logfiles eines Servers temporär gespeichert werden. Eine Logdatei wird im Zuge eines automatischen Protokolls des verarbeitenden Computersystems erstellt. Erfasst werden können:

• Zugriff auf die Webseite (Datum, Uhrzeit und Häufigkeit)
• Wie Sie auf die Webseite gelangt sind (vorherige Seite, Hyperlink etc.)
• Menge der gesendeten Daten
• Welchen Browser und welche Browserversion Sie verwenden
• Das von Ihnen verwendete Betriebssystem
• Welchen Internet-Service-Provider Sie verwenden
• Ihre IP-Adresse, die Ihr Internet-Access-Provider Ihrem Computer bei der Verbindung zum Internet zuweist

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns kurzzeitig gespeichert. Zudem ist die Erfassung und Speicherung dieser Daten für den Betrieb der Internetseite erforderlich, um die Funktionalität der Webseite sicherzustellen. Aus diesem Grund werden die Daten für maximal 7 Tage als technische Vorkehrung gespeichert.

Löschung und Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erfüllung des Speicherungszweckes erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften vorgesehen wurde. Nach Wegfall oder Erfüllung des Zwecks werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht bzw. gesperrt. Im Fall der Sperrung erfolgt die Löschung sobald gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen, kein Grund zu der Annahme besteht, dass eine Löschung Ihre schutzwürdigen Interessen beeinträchtigt und eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung keinen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursacht.

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Selbstverständlich haben Sie in Bezug auf die Erhebung Ihrer Daten Rechte, über die wir Sie hiermit gern aufklären. Möchten Sie eines der folgenden Rechte in Anspruch nehmen, so genügt eine einfache Nachricht an uns. Sie können dazu folgende Kontaktmöglichkeiten nutzen:

per E-Mail:  info@panomara.de

per Post:     PANOMARA GmbH, Lehengraben 24, 95364 Bindlach

Zu Ihrem eigenen Schutz behalten wir uns vor, bei einer vorliegenden Anfrage, weitere Informationen einzuholen, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind und falls eine Identifizierung nicht möglich sein sollte, die Bearbeitung der Anfrage zu verweigern.

a) Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft nach Art. 15 DSGVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

b) Recht auf Berichtigung

Sie haben nach Art. 16 DSGVO das Recht, eine unverzügliche Berichtigung und/oder Vervollständigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.

d) Recht auf Löschung

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

c) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

g) Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

h) Widerrufsrecht von Einwilligungen

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung bzgl. der Erhebung von Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zur Rechtskraft des Widerrufs erhobenen Daten bleiben hiervon unberührt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Umsetzung Ihres Widerrufs aus technischen Gründen ein wenig Zeit benötigen kann und Sie währenddessen möglicherweise noch Nachrichten von uns erhalten.

i) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Verstößt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht oder wurden Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren.

Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzhinweise stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor.

Unsere Webseite enthält Links auf Internet-Seiten anderer Unternehmen. Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzvorkehrungen auf externen Webseiten, die Sie über diese Links erreichen können. Bitte informieren Sie sich dort über den Datenschutz dieser externen Webseiten.

Änderung der Datenschutzhinweise

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Bestimmungen der DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei dem Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) als der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen (Art. 77 DSGVO).

Gerne nehmen Sie vorab Kontakt mit uns auf - sicher können wir Ihre Frage oder Beschwerde zusammen lösen.